Stel je verwerkersovereenkomst samen

De verwerker stelt namens de verantwoordelijke financiële gegevens uit het boekhoudpakket beschikbaar aan de door de verantwoordelijke gekozen AI-assistent. De verwerking is uitsluitend lezend; de verwerker kan geen gegevens wijzigen in het boekhoudpakket.

De verwerker is een doorgeefluik en slaat geen financiële gegevens blijvend op. Elk antwoord komt live uit het pakket van de verantwoordelijke en wordt direct doorgegeven. Om een vervolgvraag niet opnieuw bij het pakket te laten beginnen, houdt de verwerker een groot antwoord hooguit tien minuten vast in het werkgeheugen en in een tijdelijke cache bij Microsoft Azure in de regio West-Europa; die cache bevat uitsluitend versleutelde gegevens en wist ze na afloop van die termijn. De verwerker bewaart verder uitsluitend versleutelde koppelingstokens en accountgegevens die nodig zijn om de dienst te leveren.

De verwerking betreft de persoonsgegevens die voorkomen in de financiële gegevens die de verantwoordelijke via de dienst opvraagt, zoals namen en contactgegevens van relaties. Voor de accountgegevens van gebruikers (zoals naam en e-mailadres) is de verwerker zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt de privacyverklaring van FinanceMCP.

De betrokkenen zijn de relaties in de administratie van de verantwoordelijke. Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt.

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verantwoordelijke, waaronder het gebruik van de dienst, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

De verwerker waarborgt dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot vertrouwelijkheid zijn gehouden.

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals beschreven in artikel 6, en helpt de verantwoordelijke om te voldoen aan diens verplichtingen rond beveiliging, meldingen van inbreuken en verzoeken van betrokkenen.

De verwerker stelt de verantwoordelijke desgevraagd de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, en maakt audits mogelijk.

De verantwoordelijke geeft de verwerker algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De verwerker maakt op dit moment gebruik van de volgende subverwerkers:

Azure Communication Services en Stripe verwerken alleen account- en facturatiegegevens, waarvoor de verwerker zelf verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 3.1); ze staan hier ter informatie. Azure Communication Services bewaart gegevens op een Europese datalocatie; volgens Microsoft kunnen die gegevens via andere geografieën lopen of daar worden verwerkt. De volledige lijst van diensten voor die gegevens staat in de privacyverklaring van FinanceMCP.

De verwerker legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en informeert de verantwoordelijke over voorgenomen wijzigingen, zodat deze daartegen bezwaar kan maken.

De verwerker treft passende maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, waaronder: opslag en verwerking door het platform in Azure-regio's binnen de Europese Unie, primair West-Europa, met back-ups van de database en de sleutelkluis in de gekoppelde regio North-Europa en mogelijke uitwijk naar die regio; uitsluitend leesrechten op het boekhoudpakket; versleutelde opslag van koppelingstokens in een aparte sleutelkluis; een tijdelijke cache die uitsluitend versleutelde gegevens bevat en alleen via een privénetwerk bereikbaar is; inloggen met eenmalige inloglinks zonder wachtwoorden; toegang per gebruiker volgens het principe van minimale rechten; en een audit trail die per vraag vastlegt wie welke administratie wanneer heeft bevraagd zonder de inhoud van het antwoord te bewaren. Buiten de regio's van artikel 6.1 valt de doorgifte aan de AI-assistent die de verantwoordelijke zelf kiest.

De verwerker informeert de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en verstrekt daarbij de informatie die de verantwoordelijke nodig heeft om aan zijn eigen meldplichten te voldoen.

Na beëindiging van de dienst verwijdert de verwerker de koppelingstokens en de bij hem aanwezige persoonsgegevens, tenzij een wettelijke verplichting tot bewaring noopt. Omdat de verwerker geen financiële gegevens blijvend opslaat, blijft de hoeveelheid te verwijderen gegevens beperkt.

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Door de dienst FinanceMCP te gebruiken aanvaardt de verantwoordelijke deze verwerkersovereenkomst; een afzonderlijke ondertekening is niet vereist. De verantwoordelijke kan dit document downloaden, ondertekenen en bewaren voor zijn eigen administratie.